İkaz işlevi bakımından ihtarda, çalışanın ihtara konu olan davranışının açık ve kesin bir biçimde kınanmasına dikkat edilmelidir. İhtarda çalışan, iş sözleşmesi ile ilgili yükümlülüklere uymaya davet edilmelidir. Örneğin:
“Bundan sonra iş sözleşmesi ile ilgili sorumluluklarınızı tam olarak yerine getirmeli ve zamanında işinizin başında bulunmalısınız.” Veya
“Davranışlarınızdan iş sözleşmesinden doğan sorumluluklarınızı yerine getirmediğiniz görülmektedir. Bundan sonra bu tür hareketlerinizin tarafımızca kabul edilmesinin mümkün olmadığını belirtir ve iş sözleşmesi ile ilgili sorumluluklarınızı tam olarak yerine getirmenizi ihtaren bildiririz.” Gibi...
Fesih tehdidi işlevi açısından çalışanın ihtara konu olan davranışını tekrarlaması ya da değiştirmeden sürdürmesinin iş ilişkisinin devamını tehlikeye atacağı hususu aşağıdaki şekillerde ifade edilebilir.
“Bu davranışın tekrarı / (veya) bu tutumunuzu sürdürmeniz halinde iş sözleşmenizin feshedilebileceği hususunu bilginize sunarız.” Ya da;
“Aynı türden bir davranışın tekrarı durumunda iş sözleşmeniz feshedilebilir.”
Her hangi bir çalışanın ihtara konu bir davranışı (mümkünse o işyerinde çalışanlar tarafından bir tutanakla tespit edilmelidir) tespit edildiğinde, ihtar verilmeden önce savunmasının alınması, daha sağlıklı sonuç vermesi bakımından en uygun yoldur. Bazı hallerde savunma alındıktan sonra ihtara gerek olmadığı sonucuna da varılabilir. Ancak hemen belirtmeliyiz ki, ihtardan önce savunma almak bir zorunluluk değildir. Savunma almadan verilen ihtar da geçerli bir ihtardır.
İhtar verilmeden önce doğru değerlendirme yapılmalıdır:
Çalışanın her hatalı davranışı veya verimsizliği bir ihtar verilmesini gerektirmeyebilir. İhtara konu olan her olay kendi şartları içinde değerlendirilmelidir. Örneğin, uzun süreden beri işyerinde herkesle çok iyi geçinen bir eleman günlerden bir gün çok asabi davrandı ve bir arkadaşı ile tartıştı diye hemen ihtar verilmemeli, bu elemanın o günkü asabiyetinin nedeni araştırıldıktan sonra bu konuda bir karar verilmelidir. Aynı şekilde yıllardır oldukça verimli ve başarılı çalışan bir elemanın son bir haftada verimi düşmüş ise, ihtar vermeden önce, bu performans düşüklüğünün nedeni araştırılmalıdır. Elemanın performans düşüklüğü, kronik (kalıcı) değil de bazı özel sorunları ya da dönemsel nedenler dolayısı ile “geçici” nitelikte ise bu takdirde kendisine anlayış gösterilmeli, tekrar eski günlerine dönmesi için moral verilmelidir.
Yönetici, EMPATİ ile düşünmeli; karşılaştığı her somut olayda son kararını vermeden önce “ben olsaydım nasıl davranırdım” ya da “ben olsaydım ne hissederdim” sorularını kendisine sormalıdır.
Performans düşüklüğü ve verimsizlik nedeniyle verilecek ihtarlarda makûl bir süre beklenmelidir:
Sık-sık işe geç gelme, işyerinde arkadaşı ile kavga etme ya da tartışma, verilen talimatlara uymama, işyerinin malına zarar verme gibi hallerde kuşkusuz somut olayın açıklığına göre savunma alınmaya gerek olmadan veya hemen akabinde savunması alındıktan sonra ihtar verilmelidir.
Ancak, performans düşüklüğü ya da verimsizlik nedeniyle uyarılması düşünülen personelin önce konuya ilişkin savunması alınmalı; ileri sürdüğü nedenlerin ve ortaya koyduğu gerekçelerin gerçek ve çalışanın performans ya da verimini etkileyecek nedenler olup olmadığı değerlendirilip araştırıldıktan sonra ihtar verilip verilmeyeceği kararlaştırılmalıdır.
(Performans yahut verim düşüklüğü, çalışanın önceki dönemlere (yıl, dönem, ay gibi) oranla performansının ve veriminin önemli ölçüde ve kalıcı nitelikte düştüğü halleri ifade eder. Bu bakımdan uzun süre belli bir seviyede ve fakat emsallerine oranla düşük verimle çalışmasına göz yumulmuş bir elemana başlangıçtan beri sürdürdüğü verim düzeyinin düşüklüğü sebebiyle günlerden bir gün ihtar verilmesi, doğru ve objektif bir tasarruf olarak değerlendirilemez. Çünkü aynı ya da benzer işi yapan iş arkadaşlarından daha düşük performansla çalışmasına uzun süre itiraz edilmeyen personelin bu performans ya da verim düzeyinin işverenlikçe kabul edilmiş olduğu var sayılır. O nedenle, yöneticinin böyle bir hataya düşmemesi için her çalışanının performans ve verim düzeyini ilk günden itibaren dikkatle izlemesi sorumluluğunun bir gereğidir.)
Performans ve verim düşüklüğü nedeniyle verilecek ihtarlarda ihtara muhatap işçiye performans ve verimini yükseltebilmesi için makul ve yeterli bir süre verilmeli, ancak bu sürenin sonunda ikinci ya da üçüncü ihtar verilmesi ve/veya iş ilişkisinin sona erdirilip erdirilmeyeceği düşünülmelidir.
Yönetici, ihtar ve uyarılarında çalışanlarına adil ve eşit davranmalıdır:
Benzer davranış sergileyen iki çalışanın birine ihtar verip, öbürünü görmezden gelmek, kamu vicdanını yaralayacak, ihtara muhatap olan elemanın en hafifinden kızgınlaşmasına, haksızlığa uğradığı duygusuna kapılmasına neden olacaktır.
Bir çalışanın ihtara konu teşkil edebilecek kusurlu, kasıtlı, hatalı davranışı mümkünse aynı işyerinde çalışanlar tarafından bir tutanakla tespit edilmelidir.
Bir çalışana aynı konuda kaç ihtar verilmelidir? Böyle bir ölçüt var mıdır?
Böyle bir ölçüt ve mutlaka üç dört kez ihtar verilmesi gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Öyle haller vardır ki, aynı konuda birinci ihtardan sonra iş sözleşmesinin feshi gerekebilir. Örneğin; sigara içme yasağına uymadığı için ihtara muhatap olan bir eleman bu ihtara rağmen işyerinin katiyetle sigara içilmemesi gereken bölümünde sigara içmeyi sürdürüyor ve bu durum tespit edilmiş ise, ona tekrar bir ihtar vermek gerekmeyecektir. Öyle haller vardır ki, işçiyi aynı konuda ikinci ya da üçüncü kez uyarmak gerekebilir.
Örneğin; sık-sık işe geç gelen bir işçi, ilk ihtar üzerine uzun bir süre işine zamanında gelmiş, sonra tekrar geç kalmaya başlamıştır. Bu işçinin bir kez daha uyarılması gerekir. Belli bir süre sonra yine geç kalma hali ortaya çıkar ve savunmasında da gerçekten inandırıcı bir neden ortaya koyarsa üçüncü bir uyarı verilebilir. Ancak, kabul edilebilir bir mazeret ortaya koyamıyorsa artık bu işçiye üçüncü bir uyarı vermeye gerek kalmaksızın iş sözleşmesinin feshi yönüne gidilebilir.
Tüm uyarı ve ihtarlara rağmen hatalı durumunu düzeltmeyen ya da performansını artırmayan veya artıramayan, üçüncü ya da dördüncü bir ihtarla yeni bir süre tanımanın gereksiz olduğu bu sebeple işten çıkarılması gerektiği sonucuna varılan personelden son kez ortaya çıkan verimsizliği, ya da kusurlu davranışı konusunda aşağıdaki örneğine benzer “Savunma İstek Yazısı” ile yazılı savunması mutlaka alınmalıdır.